Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1
Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, инсталяции и файлы обязаны выкладываться тут. Т.е. В идеале все проекты и описания к ним должны находиться на портале, все регламенты, стандарты, поставленные задачи, новости, описания и все-все остальное должно иметься там.
Файлы, данные… Задумывались ли Вы по какой причине файлы в общедоступных папках как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: когда пользователи работают с документами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как препоручать дела (в том числе и файлы после увольнения сотрудника)» и другие.
Предположим, что Вы решили именно так использовать портал – организовать документы в организации.
Предположим что компания, которая внедряет вам портал, либо вы сами своими силами структурировали и перенесли на портал всю необходимую информацию, а не нужную информацию «передали в архив». Очевидно же, возникает вопрос «Что сделать, дабы портал умирать такой же «помойкой», как и «общие папки».
Чтобы избежать такого типа проблемы, нужно выполнить такие условия:
Внедренное решение должно обладать:
- Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения
- Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»
- Средствами обнаружение старых данных и документов
- Средствами передачи информации в архив
В компании должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как препоручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за знание а также поддержку актуальности информации.
Сотрудники предприятия должны:
- Быть обученными по взаимодействию с порталом
- Осозновать, что документы не должны размещаться на рабочих столах, а обязанны быть на портале
- Осозновать, как и куда сохранять файлы, как их именовать
- Осозновать как категоризировать и структурировать данные
- Научиться отыскивать документы
- Знать как исправлять представление информации так, как им это было бы удобно
- Понимать, что нужно делать если нашли погрешности при работе корпоративной системы либо появились предложения по его улучшению
Системные администраторы обязаны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неправильно ведется
Обратную связь с пользователями
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.